Au même titre que la communication, la logistique occupe aussi une place importante dans le secteur événementiel. Les stars des médias, les professionnels du spectacle et les organisateurs de réception possèdent souvent leurs propres équipements et n’ont jamais recours à la location.

Avec les outils de décoration de scène, les tables, les chaises, les éclairages et les appareils de sonorisation, le matériel événementiel peut être lourd et volumineux. Son transport fait donc l’objet d’un travail à part entière. Vous envisagez d’expédier du matériel de réception vers la Guadeloupe ou les îles voisines ? Voici quelques conseils pour mieux vous organiser.

Le triage et le conditionnement des objets

Le matériel de réception est aux organisateurs ce qu’est la plume aux écrivains. C’est leur outil de travail et ils les emportent partout où ils partent en tournée. Si vous envisagez donc vous lancer dans le 6^e art, préparez-vous à trimballer des packs de costumes et de maquillage, du matériel de sonorisation, des rideaux de scène, des escabeaux et bien d’autres outils indispensables pour le spectacle. L’idéal serait de signer un contrat avec une entreprise de transport qui se chargera d’acheminer votre matériel pendant la tournée. Vous éviterez ainsi d’engager des prestataires différents à chaque déplacement (cela coûte cher).

Si le transport peut être confié à des professionnels, le conditionnement des objets revient à votre responsabilité. Rien ne sert à vous rappeler que les objets fragiles nécessitent une attention particulière, ou que la garde-robe doit être scellée avant d’être transportée. Vous devez plutôt rassembler tous les outils en 4 ou 5 cartons et déclarer leurs contenus à votre assureur. En ce qui concerne la manutention et les formalités administratives, l’entreprise de transport s’en occupera. Sachez tout de même que le transport inter-île empruntera la voie maritime, terrestre et/ou aérienne. Pensez donc à inclure des frais douaniers dans votre budget.

Pourquoi faire appel à une entreprise de transport ?

Vous pouvez réaliser vous-même l’acheminement du matériel, mais pour une tournée assez mouvementée, la gestion de la logistique pourrait poser problème. Vous perdrez beaucoup de temps à compter les cartons et à suivre l’avancée du transport au lieu de vous concentrer sur votre art (ou votre planning si vous êtes un organisateur).

Pourquoi ne pas simplifier la tâche en sollicitant des transporteurs qualifiés ? Ces derniers s’occuperont de l’emballage, de la manutention, du transport, du déballage et de l’installation de vos outils de travail. Vous pouvez également leur confier la souscription aux assurances et le suivi de toutes les formalités administratives. L’avantage de collaborer avec une entreprise de transport repose aussi sur leur professionnalisme. Si vous partez souvent en tournée, vous pourrez négocier un tarif forfaitaire intéressant.

Comment choisir un responsable de logistique événementiel ?

Le moyen le plus sûr de trouver un bon associé serait de miser sur la passion en commun qui vous anime. Autrement dit, vous devez engager une entreprise de transport qui propose en option « l’acheminement de matériel événementiel ». Le deuxième critère est la proximité. Vous n’allez certainement pas solliciter une entreprise implantée en Amérique latine pour transporter des objets depuis l’Europe.

Pour réussir l’expédition de votre matériel depuis ou vers la Guadeloupe, la société CIN est le prestataire qu’il vous faut. Outre le matériel événementiel, elle peut acheminer des marchandises en vrac ou conditionnées, des matériaux de construction, des véhicules et des denrées alimentaires. Vous bénéficierez d’une prestation fiable et adaptée à vos contraintes de temps. Pour plus d’informations, rendez-vous sur le site internet de l’entreprise ! Un formulaire de contact vous est réservé pour poser toutes vos questions. Vous pouvez aussi appeler directement au 09 74 56 88 24.